Komórki organizacyjne przekazują dokumentację do archiwów zakładowych/składnic akt na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych.

Art. 6. 1.Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach: Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne,organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję (…).

Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych określone zostały w załączniku nr 4 do Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2015 poz.1743).

Przez uporządkowanie materiałów archiwalnych rozumiemy ustalenie ich przynależności zespołowej, nadanie układu jednostkom archiwalnym, nadanie właściwego układu wewnątrz jednostek archiwalnych, ich opisanie, sporządzenie ich ewidencji oraz techniczne zabezpieczenie.

Wydzielenie i przekazanie do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania (określony w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji) upłynął oraz po uznaniu przez organ lub jednostkę organizacyjną, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich znaczenie, w tym wartość dowodową.

Patrz więcej:

Brakowanie dokumentacji 

Zasady udostępniania i wypożyczania dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym/składnicy akt.

Wydzielenie i przekazanie do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania (określony w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji) upłynął oraz po uznaniu przez organ lub jednostkę organizacyjną, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich znaczenie, w tym wartość dowodową.

Patrz więcej:

Brakowanie dokumentacji 

Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych określone zostały w załączniku nr 4 do Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2015 poz.1743).

Sposób uporządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania akt określają instrukcje kancelaryjne uzgodnione i zatwierdzone z właściwym terytorialnie archiwum państwowym.

Archiwista prowadzi trzy zbiory spisów zdawczo-odbiorczych:

• na drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie wynikającym z kolejności wpisu do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych;
• na trzecie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie według komórek organizacyjnych;
• na czwarte egzemplarze spisów dokumentacji kat A/B25;

Usytuowanie i organizacja lokalu archiwum zakładowego/składnicy akt.

Komórki organizacyjne przekazują do archiwów zakładowych dokumentację kompletną i pełnymi rocznikami, nie później niż po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw.

• Spisy spraw do teczek rzeczowych;
• Znak sprawy;

• Instrukcję kancelaryjną;
• Jednolity rzeczowy wykaz akt;
• Instrukcję archiwalną;

• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164).
• Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2019 poz. 246).